O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é ferramental de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à administração pública. Elimina o papel dos processos e viabiliza melhor trâmite dos documentos. Os resultados, após a implantação na Casa, são exponenciais na gestão do presidente Rafael Prudente.
Há quarenta dias, a Câmara Legislativa do Distrito Federal (CLDF) utiliza o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e os resultados proporcionados pela eliminação de papel nas relações administrativas já surtiram excelentes resultados, traduzidos em números expressivos, acima da expectativa.
TudoOK Notícias entrevistou, nesta terça-feira (10) o coordenador de Modernização e Informática, Marcelo Herbert, responsável pela implementação do SEI. Essa implantação foi determinada e efetivada pelo presidente da CLDF, Rafael Prudente.
Herbert ressalta a agilidade da tramitação nos processos. Alguns deles, inclusive, demoravam dias para tramitar e, serem assinados de maneira mais ágil. Hoje é possível colocar a rubrica eletrônica pelo celular em um documento dentro do processo administrativo.
Parlamentares, por exemplo, no plenário da CLDF, podem utilizar a assinatura eletrônica, ao invés de ter que ir ao gabinete, onde está o documento ou ter que esperar o assessor levar até ele o papel a ser rubricado. “O processo não fica parado, esperando uma assinatura. Então, a agilidade de tramitação é impressionante” observa Herbert.
O coordenador de Modernização informou que o SEI está implantado a 40 dias. Nesse período, a quantidade de páginas geradas no sistema e que teriam de estar em papel soma em torno de 350 mil páginas, as quais deixaram de ser impressa.
Ainda de acordo com Herbert, a quantidade de processos abertos em quarenta dias foi de 4.700 processos. Já quanto ao número de tramitações, segundo ele, foi mais de 14 mil tramitações. Nesses trâmites, o serviço seria executado por servidor de forma física. Com uma grande quantidade de papel de um lado para o outro.
“Na minha área, eu tinha duas pessoas que trabalhavam administrativamente, recebendo documentos, tramitando, carimbando, dando o confere, hoje eu não tenho nenhuma. Tudo isso é feito eletronicamente, eu mesmo faço pelo meu celular”, acentua Herbert.
Além disso, conforme o coordenador, as pessoas que trabalhavam nessa parte administrativa do setor, otimizada por meio do SEI, desempenha outras atribuições que “precisavam de alguém, como coordenação de curso, outros dando treinamento, tanto aqui quanto no resto da Casa”. Em suma, o uso do SEI proporcionou que pessoas pudessem ser aproveitadas onde havia necessidade de mão de obra, melhorando a produtividade.
Visibilidade e transparência
Outra vantagem apontada por Herbert é a visibilidade e mesmo a transparência que é enorme. O processo não é visto mais só por onde ele tramitou, qualquer um tem acesso porque o processo é público.
Quando qualquer cidadão precisa de uma cópia do processo é muito mais fácil localizá-lo. “Detectar aquele processo, tirar uma cópia em papel e pagar, se for o caso. Também ir a Ouvidoria e levar uma cópia do processo, receber por e-mail. A transparência também é impressionante. As pessoas, quando começam a escrever em um processo que é transparente, pensam duas vezes”, destaca o coordenador.
Canal direto com GDF
Questionado sobre a interligação por meio do SEI entre a CLDF e os demais órgãos, Hebert explicou que há um SEI instalado na Câmara e outro no GDF e outro na União. Há uma infraestrutura chamada de “Barramento” que é de um SEI contactando com outro SEI.
“Vamos ser os pioneiros na implantação desse Barramento com o GDF. Hoje temos uma área do GDF aqui na Câmara, que é uma unidade de ações legislativas do GDF. É uma ‘porta de entrada’. Tramitamos por meio dessa porta para o Executivo e dali pelo próprio SEI segue o trâmite dentro do GDF, O retorno é feito por essa porta, tudo via SEI. Em nenhum momento o processo vira papel”, explicou Herbert. Ele acrescenta que após chegar ao GDF, dali o processo é distribuído para outros órgãos, dependendo do caso.
Sem gargalos
Hoje, a CLDF tem em torno de 1 mil a 1.150 usuários diários do sistema diários. O processo de capacitação iniciou em junho e transcorre até o momento, com cursos diários. Pela rotatividade, pela troca de servidores, exonerações, nomeações são mantidos os cursos diários. “A Casa toda, hoje, utiliza o SEI e não tem nenhum gargalo”, frisa Herbert.
Outro aspecto positivo importante do SEI, ressaltado pelo coordenador de Comunicação e Informática é a acessibilidade a um documento com agilidade, usando uma palavra, ou trecho de um texto, o que era muito complicado no processo burocrático.
Na visão de Herbert, o SEI colaborou de forma significativa para otimizar a administração pública. “Todo o registro aqui é que melhorou muito a atividade do servidor, do gabinete, do parlamentar, do setor administrativo. O SEI trouxe agilidade para todos eles. Não tem nenhum registro de reclamação”, acrescentou ele.
Herbert era secretário de Gestão do Executivo, quando o SEI foi implementado, lembra que, mesmo utilizando o sistema, muitos servidores imprimiam documentos, algo que era incoerente com a principal finalidade, que é eliminar papéis.
Ainda hoje em dia, muitas pessoas, ao comprar uma passagem aérea, por exemplo, comumente fazem uma foto do documento, ou imprimem o e-mail de confirmação da compra remetido pela empresa aérea. “Com o tempo, usando no dia a dia, e o celular ligado, conectado, aos poucos, vai-se perdendo esse costume.”
O coordenador enfatizou ainda que o trâmite de processos, por meio do SEI, é mais fácil e seguro. Não se extravia ou se rasura documentos. Além desses não ficarem sujeitos a acidentes como incêndios ou outro tipo de ocorrência prejudicial à segurança dos documentos.
A linha de modernização buscada pela presidência da Casa é melhorar toda a integração entre a CLDF e o cidadão, com a otimização obtida pelo SEI.
